Dernière mise à jour : 3 mai 2026

Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données est :

Webie Studio Sarl
Suisse
Email : contact@cloq.ch

2. Données collectées

Dans le cadre de l'utilisation de Cloq, nous collectons les données suivantes :

• Données d'identification : nom, prénom, adresse email
• Données de temps de travail : heures d'entrée et de sortie, pauses, heures supplémentaires
• Données d'absences : vacances, maladies, congés
• Données de dépenses : montants, catégories, justificatifs
• Données techniques : adresse IP, type de navigateur, logs de connexion

3. Finalité du traitement

Les données sont traitées pour les finalités suivantes :

• Gestion et suivi du temps de travail
• Conformité avec la Loi sur le travail (LTr) et ses ordonnances
• Facturation et gestion des abonnements
• Amélioration du service et support utilisateur
• Fonctionnalité d'assistant IA (analyse anonymisée)

4. Base légale

Le traitement des données repose sur les bases légales suivantes :

• Exécution du contrat de service (Art. 6 par. 1 let. b RGPD / Art. 13 al. 2 let. a nLPD)
• Obligation légale : conservation des données de temps de travail conformément à l'Art. 73 OLT 1
• Intérêt légitime : sécurité du service et prévention des abus

5. Hébergement et sécurité

Les données sont hébergées par Supabase sur des serveurs situés à Zurich, Suisse. Vos données ne quittent pas le territoire suisse pour le stockage principal.

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données, incluant le chiffrement en transit (TLS) et au repos, ainsi que des contrôles d'acces stricts.

6. Intelligence artificielle

Cloq intègre un assistant IA conversationnel basé sur l'API Anthropic Claude, et utilise également Google Gemini pour la transcription vocale et la traduction de contenu. Pour les organisations qui souhaitent un hébergement 100 % suisse, une option Infomaniak AI Tools (Genève) est disponible sur demande. Les mesures suivantes sont appliquées :

• Consentement explicite : avant le premier message, l'utilisateur accepte explicitement la transmission de ses données à l'assistant IA via une bannière dédiée.
• Données transmises à Anthropic (Claude) : prénom, noms de projets, heures de travail, historique de conversation, et contexte nécessaire à l'exécution de la demande. L'adresse email, le numéro de téléphone et le nom de famille ne sont pas envoyés.
• Données transmises à Google (Gemini) : transcriptions audio (messages vocaux) et textes à traduire. Les noms sont anonymisés (pseudonymes) avant tout envoi pour les requêtes analytiques d'équipe.
• Pas de réutilisation pour l'entraînement : conformément aux conditions des API Anthropic et Google AI, les données envoyées via API ne sont pas utilisées pour entraîner leurs modèles.
• Encadrement des transferts hors UE/CH : les transferts vers Anthropic et Google sont couverts par le Swiss-US Data Privacy Framework ainsi que par un Data Processing Addendum (DPA) signé.
• Pas de décision automatisée : aucune décision à effet juridique ou significatif n'est prise de manière automatisée sur la base de l'IA (Art. 21 nLPD).

7. Géolocalisation

Cloq propose une fonctionnalité optionnelle de géolocalisation, conçue pour suggérer automatiquement le pointage à l'arrivée ou au départ d'un site de chantier configuré par l'administrateur de l'organisation (geofence).

• Strictement opt-in : la géolocalisation est désactivée par défaut. Chaque utilisateur l'active depuis ses paramètres personnels et peut la désactiver à tout moment.
• Aucun stockage de la position : la position GPS de l'utilisateur n'est jamais transmise ni enregistrée sur nos serveurs. Seules les coordonnées des chantiers (geofences) configurées par l'administrateur sont stockées. La comparaison position ↔ chantier s'effectue exclusivement dans le navigateur.
• Restriction horaire : la surveillance n'est active que pendant les heures de travail (07h–20h, fuseau Europe/Zurich).
• Finalité limitée : suggestion de pointage uniquement. Aucun usage à des fins de surveillance comportementale au sens de l'Art. 26 OLT 3.
• Information de l'employeur : conformément à la nLPD et à la LTr, l'employeur qui active cette fonctionnalité doit en informer ses employés (règlement interne ou avenant au contrat) avant utilisation.

Base légale : Art. 6 nLPD (consentement de la personne concernée) et Art. 26 OLT 3 (la finalité — gestion du temps de travail — étant légitime et proportionnée).

8. Sous-traitants

Nous faisons appel aux sous-traitants suivants :

Pour les transferts hors de Suisse, des garanties appropriées sont mises en place (clauses contractuelles types, décisions d'adéquation).

9. Durée de conservation

Les données de temps de travail sont conservées pendant 5 ans conformément à l'Art. 73 OLT 1 (Ordonnance 1 relative à la loi sur le travail).

Les données de compte (nom, email) sont conservées pendant la durée de la relation contractuelle et supprimées dans un délai de 30 jours après la clôture définitive du compte.

Les données de facturation sont conservées pendant 10 ans conformément aux obligations comptables suisses.

10. Droits des utilisateurs

Conformément au RGPD et à la nLPD, vous disposez des droits suivants :

• Droit d'accès : obtenir une copie de vos données personnelles
• Droit de rectification : corriger des données inexactes
• Droit a l'effacement : demander la suppression de vos données (sous réserve des obligations légales de conservation)
• Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré et lisible par machine
• Droit d'opposition : vous opposer au traitement de vos données
• Droit de retirer votre consentement à tout moment, lorsque le traitement est basé sur le consentement

Pour exercer vos droits, contactez-nous à contact@cloq.ch. Nous répondrons dans un délai de 30 jours.

Vous avez également le droit d'introduire une réclamation auprès du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT).

11. Cookies

Cloq utilise uniquement des cookies de session strictement nécessaires au fonctionnement de l'application (authentification, préférences de langue).

Nous n'utilisons aucun cookie de tracking, de publicité ou d'analyse. Aucun consentement supplémentaire n'est donc requis.

12. Modifications

Nous nous réservons le droit de modifier la présente politique de confidentialité à tout moment. Les utilisateurs seront informés de toute modification substantielle par email ou notification dans l'application.

La date de dernière mise à jour est indiquée en haut de ce document.

13. Contact

Pour toute question relative à la protection de vos données :

Webie Studio Sarl
Email : contact@cloq.ch
Site : cloq.ch